Lead Management Prozess: 4 Schritte zum Erfolg

Sowohl im Leben als auch in der beruflichen Laufbahn kommen wir zum Ziele, indem wir einen fokussierten und bewussten Prozess durchlaufen. Auch zufällige und spontane Erfolge sind möglich, aber nicht planbar. Wenn du deine langfristigen Ziele erreichen und die dafür notwendigen Massnahmen optimieren willst, musst du einen soliden und strategischen Weg gehen. 

Dasselbe gilt für die Leadgenerierung und Conversion. Ein intelligenter Lead Management Prozess ist der sicherste Weg, um einen unqualifizierten Lead in einen Marketing Qualified Lead (MQL) und schliesslich in einen Sales Qualified Lead (SQL) zu verwandeln. 

Was ist ein Lead Management Prozess?

Die Personen oder Unternehmen, die sich für dein Produkt oder deine Dienstleistung interessieren, werden als Leads bezeichnet. Sie stehen jedoch nicht zwangsläufig vor deiner Tür und sind bereit zu kaufen. Um aus Interessenten Käufer zu machen, muss ein Lead Management Prozess implementiert werden, der die potenziellen Kunden identifiziert, pflegt und in zahlende Kunden umwandelt, die dem Unternehmen möglichst lange treu bleiben.  

Der Lead Management Prozess umfasst Systeme, Tools und automatisierte Aktivitäten, die die Analyse der aus der Interaktion mit potenziellen Kunden gesammelten Daten erleichtern. Ziel ist es, die Leads auf Basis der Analyseergebnisse durch den am besten geeigneten Sales Funnel und Conversion Pfad zu leiten. 

Welche Vorteile ergeben sich aus einem Lead Management Prozess?

Wer 2021 und darüber hinaus erfolgreich sein will, muss eines verstehen: Es ist fundamental wichtig, alle Abläufe auf gemeinsame Ziele auszurichten und so effizient wie möglich zu gestalten. Durch die intelligente Nutzung von Technologie und Daten kannst du den Mitbewerbern voraus sein. Du kannst mit deinen Leads in Dialog treten, deren Buyer's Journey verbessern und mehr aus deinen Kampagnen herausholen. Dies wiederum stellt sicher, dass die Vertriebs- und Marketingteams optimal arbeiten und einen Mehrwert für das Unternehmen schaffen.  

In 4 Schritten zum effektiven Lead Management Prozess 

1. Vertrieb und Marketing aufeinander abstimmen 

Ein Lead Management Prozess wird nur dann funktionieren, wenn er von den Vertriebs- und Marketingteams mitgetragen wird, einschliesslich der Führungskräfte, die diese Teams unterstützen und die Ergebnisse auswerten.

Auftakt sollte ein Meeting sein, bei dem jeder sein Wissen und seine Erfahrungen einbringen kann. In einer offenen Diskussion sollten die Defizite und Rückschläge des aktuellen Plans zur Sprache kommen und gegenseitige Einblicke in die eigene Perspektive im Umgang mit Leads gewährt werden. Dies ist ein wichtiger Schritt, um Reibungsverluste zu vermeiden. Hindernisse und Barrieren werden identifiziert, die in der Vergangenheit das Ausschöpfen des vollen Kampagnen-Potenzials verhindert haben. Ein solches Meeting ist die solide Grundlage für eine gute Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den beiden Unternehmensabteilungen, die auf dasselbe Ziel hinarbeiten. 

Da beide Teams gemeinsam an der Entwicklung des Lead Management Prozesses arbeiten, muss ein Service Level Agreement (SLA) formuliert werden. Es stellt sicher, dass sich jeder Beteiligte gleichermassen für die erfolgreiche Umsetzung aller Massnahmen im Rahmen dieses Prozesses einsetzt. Es sollte zudem ein Zeitrahmen definiert werden, an den sich jedes Team halten sollte. Besonderes Augenmerk ist auf die Phase der Übergabe der Marketing Qualified Leads (MQL) an das Vertriebsteam zu richten, denn die MQL müssen mit der gebotenen Dringlichkeit bearbeitet werden. Das entsprechende Reporting sollte zeitnah an das Marketingteam zur Überprüfung und Bewertung zurückgeschickt werden. 

SLA Marketing & Sales

2. Definiere und ordne deine Leads

Jetzt, wo deine Vertriebs- und Marketingteams produktive Gespräche führen und klare, einheitliche Ziele verfolgen, ist es an der Zeit, die Daten auszuwerten und deine Leads nach vereinbarten Kriterien zu segmentieren. Leads können in verschiedene Kategorien und nach bestimmten Kriterien unterteilt werden:

  • Buyer Personas
  • Demografische Daten
  • Position in der Buyer's Journey
  • Branche
  • Anzahl der Homepage-Besuche

Diese Liste kann recht umfangreich und detailliert werden. Es ist erfolgsentscheidend, dass alle Beteiligten des Lead-Erfassungs- und Konvertierungsprozesses die gleiche Vorstellung und das gleiche Verständnis von den Leads haben, die zu deiner Marke und den Unternehmenszielen passen. Nur wenn darüber Konsens herrscht, werden die richtigen Massnahmen und Methoden eingesetzt, um die Leads anzusprechen und zu konvertieren. 

Wenn dein Lead Funnel richtig verwaltet wird, kannst du genauere Prognosen treffen, die wiederum proaktive Reaktionen ermöglichen. MQLs werden in der Regel durch gezielte Inhalte angesprochen, die sie von der Anfrage bis zur Engagement Phase führen. Anschliessend werden diese Leads im Idealfall zu SQLs weiterentwickelt. Das Vertriebsteam kann die individuelle Opportunity, die der Lead für das Unternehmen darstellt, identifizieren und die Kommunikation mit dem Lead zielgerichtet führen. 

3. Automatisiere und optimiere deine Prozesse mit einem CRM

Daten sind dein grösstes Kapital. Ohne eine effektive Möglichkeit, Daten zu generieren, zu sammeln und auszuwerten, wirst du die Signale übersehen, die auf Veränderungen, Schwächen oder negative Ergebnisse deiner Kampagnen hindeuten. Ein CRM-Tool (Customer Relationship Management) hilft, detaillierte Profile der Leads zu erstellen, die Leads richtig zu segmentieren und effektiver anzusprechen. Einer der stärksten Vorteile eines leistungsstarken CRM, wie zum Beispiel HubSpot, liegt in der Automatisierung des Lead Management Prozesses. Dies führt nicht nur zu höherer Effizienz, sondern auch zu einem optimierten Targeting, da eine hohe Genauigkeit der Daten gewährleistet ist. 

Als zentraler Hub sollte dein CRM alle wichtigen Informationen speichern - über die Leads selbst, deren Engagement und alle Kommunikationsschritte, die durchlaufen wurden. So vermeidest du manuelle Fehler und kannst dem Kunden ein unterbrechungsfreies massgeschneidertes Erlebnis bieten, denn das Gespräch wird immer dort fortgesetzt, wo es zuvor beendet wurde, anstatt dieselben Fragen zu wiederholen oder dieselben Inhalte zu vermitteln.

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4. Lead Scoring einsetzen 

Durch Lead Scoring findest du heraus, wie interessiert ein Lead an deinem Produkt oder deiner Dienstleistung ist. Die Merkmale, die zur Identifizierung und Definition der Leads verwendet werden, lassen sich in einer Formel abbilden. Diese Formel berechnet wie, ob und wann dieser Lead wahrscheinlich einen Kauf tätigen wird und welchen Wert er dem Unternehmen dabei einbringen wird. Je höher die Punktzahl, desto grösser ist die Chance auf eine Conversion und einen hohen Return on Investment (ROI)

Zu viele potentielle Verkäufe fallen durch das Netz, weil ein Verkäufer sich nicht früh genug um den Lead gekümmert hat. Ein effektives Lead Scoring ermöglicht es deinem Vertriebsteam, die Kontaktaufnahme optimal zu planen. Leads, die sich aktiv auf deiner Website bewegen, sich mit sales-relevanten Inhalten beschäftigen und alle Kriterien erfüllen, die deine ideale Buyer Persona ausmachen, sind heisse Leads und müssen bevorzugt behandelt werden. 

Welchen Wert ein Lead für dein Unternehmen darstellt, ist abhängig von der Lead-Scoring-Skala deines Unternehmens. Nicht alle Leads sind deine Zeit wert, doch es ist sehr hilfreich, zu wissen, welche Leads dies sind. Mit diesem Wissen vermeidest du es, dich mit jemanden zu beschäftigen, der nicht zu deinem Unternehmen passt. 

Ein Lead Management Prozess kann weitere detaillierte Schritte umfassen. Wir haben uns in diesem Beitrag auf vier zentrale Phasen konzentriert - sie beeinflussen die Entscheidungen und Anpassungen, die du während des Prozesses triffst, um ihn weiter zu optimieren. 

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Dominik Brunner

Dominik brennt für alles Neue, was es in der Welt zu entdecken gibt. Ganz besonders in der Welt der Fotografie. Kein Wunder, dass er ein gutes Auge hat und die Dinge immer aus verschiedenen Blickwinkeln betrachtet. Zumal er als Techniker und als Kaufmann ausgebildet ist. Die grosse Fülle an Erfahrungen befähigt ihn wiederum zu einem fokussierten analytischen Denken unter Einbeziehung aller relevanten Faktoren. Faktenbasierte Analyse, fundiertes Reporting, konkrete Ergebnisse sind eine grosse Leidenschaft, die sich letztendlich durch alle seine Lebensbereiche zieht. Denn es geht letztendlich immer um den Erkenntnisgewinn.

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