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KPIs und Performance: Wie lässt sich mit HubSpot ein gutes Reporting aufsetzen

Letzte Woche war es wieder soweit. Das in 2020 erste HubSpot User Group Zürich Treffen fand bei BEE Inbound statt und lockte wieder einige bekannte wie auch neue Gesichter in die Mühle Tiefenbrunnen.

Thema des Tages war es, ein gutes Reporting in HubSpot aufzusetzen. Das HUG Treffen fand erstmals in einem ganz neuen Rahmen statt – als HubSpot Academy Certified Workshop. Statt einer reinen Präsentation wurden wertvolle Tipps und Tricks vermittelt und unsere Teilnehmen konnten diese direkt in ihrem Portal austesten. Für praktische Unterstützung waren wir als Experte sofort zur Stelle, wenn Hilfe benötigt wurde.

Anhand des HubSpot-Portals zeigten wir auf, welche Grundlagen man beherrschen sollte, bevor Berichte erstellt werden. Wie werden Berichte erstellt, denen man tatsächlich vertrauen kann? Wie kann man die HubSpot-Berichterstattung auf die eigenen Bedürfnisse zuschneiden und benutzerdefinierte Berichte verfassen?

Zu Besuch war Barbara Reichelt aus dem HubSpot-Office in Berlin, die trotz Orkan “Sabine” pünktlichst in Zürich landen konnte.

Datenkompetenz

Nach einem kurzen gegenseitigen Kennenlernen – über den eigenen Laptop hinaus –, startet Barbara mit dem für die Berichterstellung wichtigsten Baustein: Der Datenkompetenz.

Datenkompetenz ist die Fähigkeit Daten zu lesen, mit ihnen zu arbeiten, zu analysieren und sie als Argumentationsgrundlage zu verwenden.

Laut Qlik besitzen nur 20% der Unternehmensleiter und Vollzeitbeschäftigten Datenkompetenz und 70% der Unternehmensleiter und Vollzeitbeschäftigten wollen ihre Datenkompetenz verbessern. Ein guter Grund, unsere HUG zu besuchen und mit diesem Workshop seine Kompetenz aufzubauen.

Die Datenkompetenz baut auf vier Grundlagen auf:

  • Sammeln
  • Verwalten
  • Evaluieren
  • Anwenden

Sammeln

Mit HubSpot und seinen Integrationen lässt sich eine Vielzahl von Daten sammeln. Sei es Informationen über die Kontakte selbst oder dazu, wie sie sich auf deinen Webseiten verhalten. Zu Beginn scheint die Datenmasse schier ungreifbar, daher ist eine gezielte Verwaltung nötig.

Verwalten

Das HubSpot CRM wurde entwickelt, um Daten so zu organisieren, dass ein schneller Zugriff, das Durchsuchen und Filtern effizient möglich ist.

Im Endeffekt kann man sich das CRM als ein riesiges Spreadsheet oder eine Excel-Tabelle vorstellen. Die von HubSpot verwendeten Objekte wie Kontakte, Unternehmen oder Deals sind dabei die einzelnen Tabellenblätter. Auf jedem Blatt stellt eine Spalte eine Standard- oder benutzerdefinierte Eigenschaft dar, in jeder Zeile werden dann die darin genannten Inhalte festgehalten.

Je mehr Objekte, beispielsweise Kontakte, man in seinem Sheet hat, umso unübersichtlicher kann eine Auswertung werden. Daher muss nach der Verwaltung ein nächster Schritt folgen.

Evaluieren

Welche Zusammenhänge bestehen zwischen den einzelnen Datensätzen? Welche Trends lassen sich daraus ablesen? Was ist erfolgreich, was nicht? Um all diese Fragen und viele weitere beantworten zu können, ist ein gutes Reporting unerlässlich. Mit HubSpot hast du ein Tool an der Hand, welches deine vielen Datensätze sortiert und Antworten auf deine Fragen geben kann.

HubSpot Reporting Tools

Jedes Mal, wenn du mit den Reporting Tools arbeitest, solltest du diesen Schritten folgen:

  1. Überprüfe deine Analysewerkzeuge. Diese sind umfassende Berichte, die Trends im Besucherverhalten abdecken.
  2. Stelle sicher, dass die Report Library nicht bereits über einen Standardbericht verfügt, der deine Frage beantwortet oder angepasst werden kann. So sparst du Zeit.
  3. Verwende das benutzerdefinierte Berichte-Tool.

Im Anschluss an diesen Theorie-Teil bestand die erste Aufgabe für unsere Teilnehmer in einer kleinen Demo aus der Nutzung des Analytics Tools. Versuche es doch auch gleich:

  1. Welche ist die grösste Quelle für den Traffic auf deiner Website?
  2. Welche ist deine leistungsfähigste Landing Page?

Hast du die Antworten gefunden? Ja? Wunderbar, dann kannst du gleich hier weiterlesen.Falls nicht, solltest du vielleicht eine Worksession bei BEE Inbound buchen:

HubSpot Cutting-Edge Worksession

Weiter ging es zu den Dashboards von HubSpot. Der Schlüssel zum effektiven Dashboard liegt darin, es mit einem klar definierten Zweck zu entwickeln. Welches Ziel verfolgst du mit diesem Dashboard? Willst du deine Aktivitäten tracken? Willst du die Effektivität deines Marketings aufzeigen? Oder möchtest du den Traffic auf deine Website auswerten? Bevor du das Dashboard erstellst, sollte dir die Fragestellung klar sein.

Um dein Dashboard zusammenzustellen, kannst du entweder auf die Standard-Reports von HubSpot zugreifen oder selbst eines Erstellen. Dabei gilt die Regel: Wenn du auf Standard-Eigenschaften von HubSpot zugreifen willst, solltest du dir die Standard-Reports genau anschauen, denn die meisten Fragen wurden darin bereits geklärt. Wenn du mit benutzerdefinierten Eigenschaften arbeitest, solltest du eher mit dem Report Builder arbeiten und deine eigenen Reports kreieren.

Im Report Builder kannst du vier verschiedene Typen nutzen:

  • Berichte auf Basis eines Objekts
  • Berichte über zwei Objekte hinweg
  • Funnel- bzw. Pipeline-Berichte
  • Attribution-Berichte
Benutzerdefinierte Berichte in HubSpot

Funnel-Berichte können nur mit den Objekten Kontakte, wobei hier nur die Eigenschaft “Lifecycle-Status” zur Verfügung steht, Deals und Events erstellt werden. Ein Funnel durchläuft verschiedene Stati und diese müssen abbildbar sein.

Ganz neu bei HubSpot sind die Attribution-Berichte. Hiermit lässt sich der Einfluss deiner Marketingmassnahmen auf den Umsatz des Unternehmens messen. Kurz gesagt, der ROI.

Wenn die folgenden Daten konsistent gepflegt wurden, kann man sich diesen Wert ermitteln lassen:

 

ROI-Berechnung

Mit diesem Wissen an der Hand und einer Demo der Tools ging es nun für die Teilnehmer in eine Gruppenarbeit. Du willst auch mehr austesten? Dann wirf einen Blick auf dieses Worksheet und probier dich selbst aus!

Anwenden

Nun weisst du, wie man Reports erstellt, die einem bestimmten Zweck dienen und genau die Daten auswerten, die diesen Zweck unterstützen. Doch was machst du nun mit den Zahlen?

Im letzten Bereich der Datenkompetenz geht es darum, die erhaltenen Zahlen auch auszuwerten und sie anzuwenden. Du hast einen Einblick in vergangene Sachverhalte erhalten und musst damit nun Prognosen für die Zukunft erstellen.

War ein Thema besonders interessant bei deinen Kontakten? Dann solltest du weitere Inhalte dazu veröffentlichen. Wurde auf Grund eines bestimmten White Papers der Umsatz deiner Produkte angekurbelt, solltest du es anderen Kontakten, die es noch nicht kennen, zukommen lassen. Wenn dein Sales-Team nicht besonders effektiv mit seinen Umsatzzielen war, könntest du deine Mitarbeiter durch Schulungen weiterbilden. Und, und, und… Je nach Zweck wirst du andere Prognosen erstellen können und mit diesen immer näher an deine gesetzten Unternehmensziele heranrücken.

Und wenn du dir nicht sicher bist, dass du alles allein schaffst, dann lass dir von uns helfen.

Nach der HUG ist vor der HUG

Ursprünglich war für diese HUG das Thema e-Privacy-Verordnung und DSGVO angedacht. Aufgrund eines personellen Engpasses mussten wir dies verschieben. Der Ersatztermin – und zugleich der Termin für die nächste HUG – ist der 18. Juni 2020. Save the date!

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Romy Fuchs

Romy hat richtig viel Erfahrung im Agenturumfeld und ist zertifizierter HubSpot Trainer. Ihre Leidenschaft gehört dem Aufstöbern neuer Wege, die direkt zu einem noch erfolgreicheren Inbound Marketing führen. Dass man dabei auch mal in eine völlig andere Richtung denken muss, reizt sie ganz besonders. Darüber hinaus verfügt sie über tiefgreifendes Social Media Wissen, das sie in den vergangenen Jahren vor allem für IT-Unternehmen eingesetzt hat und jetzt dazu nutzt, BEE.Marketing auszubauen

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